Como emitir nota fiscal para marketplace? Nós explicamos!

Não é novidade que os marketplaces têm crescido cada vez mais no Brasil. Hoje, segundo o estudo E-commerce Radar, 35% dos pedidos de todo o e-commerce são realizados nesses canais. Mas se é inegável que esse segmento traz benefícios, também é verdade que ele tem particularidades. Uma delas é justamente a emissão de nota fiscal […]

Não é novidade que os marketplaces têm crescido cada vez mais no Brasil. Hoje, segundo o estudo E-commerce Radar, 35% dos pedidos de todo o e-commerce são realizados nesses canais. Mas se é inegável que esse segmento traz benefícios, também é verdade que ele tem particularidades. Uma delas é justamente a emissão de nota fiscal para marketplace.

Todo empreendedor, seja de loja física, seja de loja online, sabe que emitir notas fiscais é essencial para manter a empresa legalizada. Porém, nos marketplaces, essa atividade rotineira ocorre de forma distinta dos outros negócios. Afinal, nesse modelo há dois clientes: o lojista e o consumidor final. Por isso, o processo de emissão de notas fiscais no marketplace é um pouco mais complexo.

Como o lançamento de notas fiscais é fundamental para manter o negócio em dia com a legislação, é importante que você não tenha nenhuma dúvida sobre essa prática. Por isso, neste artigo, vamos mostrar quais são os tipos de notas que podem ser emitidas no marketplace, quais desafios elas trazem e como resolvê-los. Confira!

Nota fiscal para marketplace: quais são os tipos

O primeiro passo para entender como emitir notas fiscais para marketplace é saber que, atualmente, todos esses documentos são eletrônicos, o que trouxe benefícios e desafios para o empreendedor. Entre as vantagens, estão a redução de custos com impressão, papel e envio de documento, a possibilidade de armazenar tudo em um sistema ou na nuvem e a simplificação de obrigações acessórias.

Já entre os desafios, está a obrigatoriedade de emitir esse documento de forma imediata e de ter um controle rigoroso sobre essa emissão. Afinal, sem gerar a nota fiscal, a mercadoria não pode sair para a entrega e, a partir da emissão, todos os dados são transmitidos imediatamente para a Secretaria da Fazenda e para a Receita Federal, facilitando a fiscalização das operações.

É claro que não há motivo para preocupação se todas as suas atividades estão em ordem. A chegada da nota fiscal eletrônica para marketplace apenas exige mais controle e organização na gestão do negócio. Nesse sentido, é recomendável investir na implementação de softwares ou outras soluções para ajudar nesse processo, além de capacitar a equipe.

Sabendo disso, é importante compreender também que o tipo de nota fiscal que você deve emitir depende daquilo que o seu marketplace comercializa. Dois modelos são utilizados: a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) e a Nota Fiscal de Produto (NF-e). Veja qual é a finalidade e como funciona cada uma delas:

#1 Nota Fiscal de Serviços Eletrônica:

Se o seu marketplace comercializa serviços, os usuários que vendem na sua plataforma devem emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), também chamada de nota fiscal municipal ou nota fiscal de prestação de serviços. Esse tipo de documento serve para empresas que prestam serviços, como cursos virtuais, congressos online, e também para organizações como Uber e Airbnb.

#2 Nota Fiscal de Produto:

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), também conhecida como nota fiscal de mercadoria, nota fiscal de produto ou de venda, é aquela utilizada por quem vende mercadorias físicas. Ela deve ser emitida pelas lojas para o consumidor final sempre que um produto for vendido. Como vimos, sem essa nota, o produto nem mesmo pode ser transportado ao destinatário.

A importância da nota fiscal para marketplace

Até agora, falamos dos tipos de nota fiscal que os lojistas que vendem no seu marketplace  precisam emitir para o consumidor final. Mas você deve lembrar que, como uma plataforma que presta serviço para esses lojistas, o seu marketplace também deve emitir notas fiscais, nesse caso, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, já que você vende um serviço aos e-commerces.

Com esse documento, você vai justificar ganhos, recolher impostos e manter o neǵocio legalizado. Ele deve ser emitido na prefeitura da cidade em que a sua empresa está sediada, de acordo com as regras estabelecidas por ela. Atualmente, não há um padrão de emissão, o que faz com que as prefeituras solicitem dados que consideram convenientes, como login e senha, certificado digital, entre outras informações, o que pode mudar de um município para o outro.

Além disso, alguns órgãos municipais não permitem a integração automática para gerar as notas. Então, todo o processo tem que ser realizado manualmente, fazendo com que você perca muito tempo em uma tarefa exaustiva e burocrática. Também é comum que os sites das prefeituras apresentem instabilidades e até saiam do ar, o que pode acarretar em multas e juros para o seu negócio se deixar passar a data de emissão ou a data de competência, por exemplo.

A boa notícia é que o mercado já oferece soluções que resolvem esses e tantos outros problemas que envolvem a emissão de nota fiscal para marketplace. Softwares de NFS-e inteligentes conseguem absorver as instabilidades e fazer diversas tentativas até que o documento seja emitido de forma totalmente automática. É possível fazer isso até mesmo em prefeituras que não permitem a integração, como Joinville, Santana de Parnaíba, Barueri e tantas outras.

Os desafios de emitir nota fiscal eletrônica para marketplace

Agora que você já sabe quais são os tipos de notas fiscais para marketplace e por que é importante ter cuidados em relação a isso, vamos falar sobre alguns dos desafios e particularidades que ocorrem durante esse processo nesse modelo de negócio. Para entender isso na prática, imagine o caso de uma empresa fictícia chamada GoFast, que conecta motoboys a quem precisa fazer entregas. Assim, temos duas relações nesse serviço:

Marketplace e vendedor:

  • O motoboy Gabriel fez 20 entregas em um determinado mês pela plataforma GoFast.
  • A GoFast cobra 10% de comissionamento em cima de cada transação realizada.
  • Gabriel precisa receber uma nota fiscal da GoFast no valor das comissões.

Marketplace e consumidor final:

  • O consumidor final Rodrigo utiliza a plataforma GoFast para solicitar o serviço do motoboy Gabriel.
  • Rodrigo paga R$ 20 para Gabriel por meio da GoFast que, por sua vez, cobra um comissionamento de R$ 5 do Gabriel por fazer a intermediação e permitir o uso da ferramenta.
  • Como foi Gabriel quem prestou serviço para Rodrigo, ele deve emitir uma nota fiscal de serviços referente aos R$ 20 pagos por ele (se o motoboy for MEI, ele é obrigado a emitir a nota fiscal apenas pessoas jurídicas. No caso da pessoa física, é opcional).

Agora vamos compreender os principais desafios desse cenário.

#1 Entender quais são os modelos de emissão de nota fiscal para marketplace:

É comum no Brasil que os marketplaces gerem notas fiscais de duas formas: emissão por transação ou emissão por valor acumulado. Veja a diferença entre os dois modelos:

Emissão por transação: uma nota fiscal é emitida para cada transação realizada em nome do prestador de serviço do seu marketplace. Seguindo o nosso exemplo, se o Rodrigo pedir o serviço de motoboy 20 vezes em um único mês, ele receberá 20 notas fiscais. Da mesma forma, a GoFast emitirá 20 notas fiscais para Gabriel, uma para cada valor de comissão dos serviços.

A vantagem desse modelo é que, caso uma venda seja estornada em função de reembolso, é possível cancelar a nota fiscal referente à transação cancelada com maior facilidade, o que evita o pagamento de impostos desnecessários. 

É válido ressaltar que esse é o caso de empresas optantes pelo Simples Nacional que não pagaram o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) do mês de competência ― é importante avaliar outras variáveis com seu contador. Já as empresas de Lucro Presumido ou Lucro Real podem solicitar o crédito mesmo depois de já terem pagado o imposto.

Por outro lado, há uma desvantagem: se o seu marketplace vende em escala e possui um alto volume de transações, emitir nota fiscal eletrônica para cada uma delas pode aumentar o custo de contabilidade para o seu cliente e para a sua empresa, já que serão gerados muito mais documentos fiscais.

Emissão por valor acumulado: nesse modelo, a empresa emite apenas uma nota fiscal eletrônica relacionada às transações e aos valores de um determinado período. Em nosso exemplo, a GoFast poderia acumular o valor total do serviço prestado no mês e emitir apenas uma nota fiscal. Dessa maneira, o Rodrigo receberia apenas um documento dentro do mês de contratação do serviço.

Se o Rodrigo tiver solicitado o serviço do motoboy Gabriel 20 vezes por mês, a plataforma GoFast poderá emitir uma única nota fiscal para Gabriel ao fim do mês (ou início do próximo, dependendo da prefeitura) com o valor de todas as comissões.

Nesse caso, a grande vantagem é que o seu cliente receberá menos notas fiscais e terá um controle mais fácil de todos os documentos, reduzindo o custo com a contabilidade. Em contrapartida, se várias transações do Rodrigo forem estornadas, será mais difícil retirar o imposto de uma venda que não ocorreu, já que todos os encargos estarão no mesmo documento.

#2 Escolher o melhor modelo de emissão de nota fiscal para marketplace:

É comum que os empreendedores fiquem em dúvida sobre qual modelo de emissão escolher. Afinal, a maioria dos processos que envolvem tributação são bem complexos. Nesse sentido, o melhor a fazer é consultar o seu contador, pois ele pode explicar melhor as vantagens e desvantagens de cada modelo de acordo com o seu negócio e com as leis municipais com as quais ele se enquadra.

Outro ponto fundamental é analisar o seu mercado para entender como as vendas acontecem. Por exemplo, se você trabalha com uma garantia incondicional de 15 dias e a sua contabilidade determinou que a nota fiscal deve ser emitida dentro do próprio mês de compra, então a emissão com valor acumulado pode não ser a melhor opção.

Porém, se você não possui muitos estornos, essa modalidade tem grandes chances de funcionar para o seu negócio. Agora, se o seu marketplace efetua um alto volume de estornos, pode ser melhor emitir a nota fiscal depois do período de garantia da venda, o que evita que os impostos sejam pagos sem necessidade.

#3 Adotar um regime especial de tributação:

Em algumas prefeituras, é possível adotar um regime especial de tributação, que faz com que os documentos fiscais sejam emitidos de maneira diferenciada, mais vantajosa. Em Belo Horizonte, por exemplo, algumas empresas conseguem se enquadrar em um regime especial de tributação para acumular todas os comissionamentos recolhidos durante o mês. Isso quer dizer que elas podem emitir notas com o valor acumulado no primeiro dia útil do mês seguinte em nome de cada usuário. 

Não é comum, mas há casos em que uma prefeitura autoriza a emissão no valor total das compras realizadas dentro da plataforma por um único comprador descontando o valor das comissões repassadas aos vendedores. Nessa situação, há o abatimento da base de cálculo dos valores repassados aos fornecedores ou prestadores de serviços dos marketplaces.

Porém, tudo isso depende das regras e particularidades de cada município e as características do seu marketplace. Por esse motivo, repetimos: contar com o apoio do seu contador é fundamental.

#4 Formalizar os ganhos dos vendedores do marketplace:

Quem vende dentro da sua plataforma precisa se preocupar em se manter legalizado. Afinal, os lojistas comercializam produtos ou serviços e isso precisa ser declarado. Uma opção é pagar o carnê-leão como pessoa física, mas o imposto pode sair caro.

Outra alternativa é o fornecedor ou prestador de serviço do marketplace criar um CNPJ, o que permite que a regularização tenha um custo baixo. Se ele for MEI, a emissão de NFS-e para pessoa física é opcional, porém, é obrigatória para pessoas jurídicas.

Por outro lado, se o volume de vendas for alto e o negócio estiver escalando, o vendedor pode se enquadrar no Simples Nacional, microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP). Assim, terá que emitir notas fiscais em nome de cada comprador.

Voltando ao nosso exemplo da GoFast, o Rodrigo é o comprador e o Gabriel é o motoboy que presta o serviço. Assim, o Gabriel precisa emitir o documento fiscal para o Rodrigo. Para que não seja necessário lidar com esse processo manualmente, o ideal é conectar-se a um gateway de NF-e que faça esse trabalho de forma 100% automática.

As vantagens de automatizar a emissão de nota fiscal para marketplace

Como vimos, a Nota Fiscal Eletrônica envolve diversas particularidades e as características dependem de cada prefeitura. Portanto, se você for fazer esse processo manualmente, pode perder horas que seriam melhor aproveitadas em atividades mais estratégicas para o seu negócio, como a gestão da equipe, o atendimento ao cliente e o marketing de conteúdo, por exemplo.

É preciso levar em consideração que a emissão de nota fiscal para marketplace é um procedimento complexo e burocrático, o que pode atrapalhar o desenvolvimento do negócio. Por isso, se você não quer se preocupar com essas questões e pretende levar o seu marketplace a um nível mais alto, a melhor solução é automatizar o processo. Assim, você evita perder tempo e ter dor de cabeça.

Com a automação, o processo é simplificado: se você possui um CNPJ, é possível preencher o cadastro do cliente a partir da Receita Federal. Caso os dados do endereço estejam incompletos, há tentativas para solucionar o problema via CEP ou logradouro relacionado, consultando os Correios ou lançando um endereço padrão, se não for possível emitir a nota fiscal sem ele.

Se não foi possível coletar o documento do comprador, o sistema tenta algumas abordagens diferentes para verificar se a prefeitura permite a emissão sem essa informação. Se o endereço de e-mail estiver inválido, ele é corrigido ou removido. Caso o site da prefeitura esteja fora do ar, a solução faz retentativas automáticas até conseguir emitir o documento. 

Para emissões que exigem a Inscrição Estadual, um sistema automatizado, como eNotas, ainda preenche essa informação automaticamente. Em caso de estorno da venda, é realizada uma tentativa automática de cancelamento da respectiva nota fiscal, entre outras inteligências e facilidades. 

Além disso, você pode usar uma API para NFS-e para automatizar todo o processo de emissão de seu marketplace. Pode até mesmo incluir a empresa dos vendedores que operam na sua plataforma.

Como vimos, a emissão de nota fiscal para marketplace é um pouco mais complexa do que em outros modelos de negócio e ainda sofre com a burocratização em alguns processos. Porém, com soluções automatizadas, essa atividade pode ficar muito mais fácil e manter a sua empresa legalizada, o que é fundamental para o sucesso!

Se você ficou com alguma dúvida sobre este assunto, deixe seu comentário aqui embaixo. Aproveite e acesse também os outros artigos do nosso blog para conhecer mais dicas sobre gestão no comércio eletrônico!

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