Existem três maneiras principais para um e-commerce receber pelos produtos ou serviços que oferece: boleto bancário, débito online e cartão de crédito. Essa última alternativa, por ser amplamente utilizada no parcelamento das vendas, exige que o comerciante preste ainda mais atenção e faça uma cuidadosa gestão de recebíveis, pois é essencial controlar quando os valores parcelados realmente entram no caixa.

O boleto bancário, outro método de pagamento muito utilizado no e-commerce, costuma ser uma alternativa escolhida por pessoas que possuem pouco limite no cartão de crédito ou nem sequer têm um. Além disso, também é utilizado por aqueles que ainda desconfiam um pouco dos cartões e dos pagamentos online.

Já o débito online tem crescido consideravelmente nos últimos anos e passou a ocupar uma posição de destaque entre os meios de pagamento mais populares do e-commerce. Ele veio substituir o boleto, realizando a transferência direta entre contas e permitindo que o dinheiro seja liberado no mesmo instante para a conta de sua loja.

Para se ter uma ideia dos números que envolvem essas formas de pagamento, as compras com cartões de crédito e débito no Brasil somaram R$ 308 bilhões de reais no terceiro trimestre de 2017, o que representa um crescimento de 9% em relação ao mesmo período de 2016. Os dados são da Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (Abecs), que divulgou ainda que as compras com cartão de débito aumentaram 11% contra um ano antes, enquanto as pagas com cartão de crédito avançaram 7,6%.

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Como funcionam as vendas por cartão de crédito?

Bom, como o nosso assunto de hoje é a gestão de recebíveis, vamos focar nas vendas por cartão de crédito, especificamente os parcelamentos. Mesmo com o crescimento dos pagamentos à vista, parcelar o valor total ainda é uma opção bastante usada pelos consumidores online. Segundo o 37º relatório Webshoppers, feito pela Ebit, 49% das pessoas parcelam suas compras online, nem que seja somente em duas ou três vezes. Então, é importante estar atento a como funciona essa forma de pagamento.

Para utilizar este meio de pagamento é necessário possuir um CNPJ para poder se credenciar junto à operadora. Depois disso, uma pessoa faz o recolhimento dos documentos exigidos (pode ser feito também pelos correios) e, em aproximadamente 7 dias, você recebe um e-mail com o código de credenciamento.

Desse modo, seu e-commerce passa a receber o dinheiro diretamente na conta corrente após D+30 dias (em algumas operadoras pode ser D+32 dias). Este D indica o dia em que foi efetuada a captura da sua venda. Vale lembrar que você irá receber o dinheiro da mesma forma que seu cliente parcelou.

Acontece que fazer a gestão de recebíveis de um modo eficiente não é tão simples. Para não se perder nas contas, nosso artigo mostrará algumas boas práticas que ajudarão você a fazer uma gestão controlada de tudo que entre e sai do seu caixa.

Como a conciliação de cartões auxilia na gestão de recebíveis?

Para garantir que seus recebíveis entrem realmente no caixa, é necessário estar sempre de olho nos contratos firmados com os bancos. E isso pode ser feito por meio da conciliação de cartões, uma das maneiras mais eficientes para o controle financeiro, porque evita divergências de informações e garante que as operações tenham sido realizadas corretamente.

Para quem utiliza mais de uma bandeira, por exemplo, ter um sistema de conciliação financeira (como o oferecido pelo Wirecard) é fundamental para uma boa gestão de recebíveis, pois ajuda a manter a saúde financeira do e-commerce. Entre as vantagens dessa automatização, podemos destacar:

  • Conferência das taxas de serviço: ao firmar contrato com a operadora, paga-se uma determinada taxa sobre as vendas. O problema é que, com o tempo, costuma-se deixar de lado sua conferência. E saber se você está pagando exatamente o que foi combinado é uma das principais funcionalidades da conciliação;
  • Aviso dos cancelamentos: uma venda que não foi devidamente estornada é dor de cabeça na certa para o empresário. Imagine que, no meio de tantas transações, uma delas foi cobrada de um cliente que cancelou a compra. Somente o risco de um processo e de indenização, além de toda a preocupação e tempo que isso envolve, já vale o investimento em um sistema que informe corretamente se determinada transação foi efetivamente cancelada;
  • Controle de fraudes (chargeback): um pesadelo para quem vende no cartão é pensar que uma transação é fechada, mas, por algum motivo de fraude, não é reconhecida pela operadora, o que acaba deixando o empreendedor no prejuízo. Por isso, ter à disposição um serviço que ajude a controlar os valores reembolsáveis e as perdas efetivas é mais uma forma de ficar de olho nos problemas e reduzir as perdas;
  • Antecipação sem sustos: para quem costuma lidar com a antecipação dos recebíveis, nunca é demais checar corretamente as taxas e datas acordadas neste tipo de transação. Pela falta de controle, o gestor pode levar alguns sustos e perder tempo até conferir os valores. Também é importante lembrar que a antecipação não deve ser uma prática recorrente, pois o que está pagando as contas hoje pode faltar no caixa no fim do mês. Uma gestão correta da antecipação de recebíveis ajuda a entender o quanto isso impacta nas contas e evita que a situação vire uma bola de neve;
  • Ganho de tempo e de dinheiro: um controle automatizado das conciliações garante ao empreendedor aquilo que ele mais precisa: tempo. E a consequência disso é mais dinheiro também. Se você fizer a comparação manual de todas as transações, certamente faltarão algumas horas no seu dia e o gerenciamento da empresa se tornará um pesadelo. Por isso, uma saída é trabalhar com uma solução que agilize estes comparativos, liberando tempo para cuidar daquilo que é realmente estratégico no e-commerce.

Após garantir a organização e o controle sobre a conciliação bancária do seu e-commerce, podemos passar a outro ponto indispensável a uma gestão de recebíveis saudável e eficiente: o monitoramento do fluxo de caixa.

Como o controle do fluxo de caixa ajuda a garantir o futuro do e-commerce?

Compreender o conceito de fluxo de caixa e saber como utilizá-lo é uma ótima maneira de controlar as finanças de qualquer empresa, o que inclui o segmento de e-commerce. Ele é um tipo de relatório financeiro cujas informações auxiliam o empreendedor a ter um diagnóstico sobre a situação da empresa em um determinado período. Quando bem estruturado, aponta o futuro para que o gestor consiga saber em que momento pode faltar ou sobrar dinheiro.

A maioria das empresas opta por um planejamento semanal. Mas algumas precisam de atualização diária ou mensal. Essa escolha vai depender da complexidade e do ritmo dos processos de cada negócio.

O primeiro passo para fazer e manter um fluxo de caixa é realizar o levantamento de todos os gastos do seu negócio. No caso do e-commerce, inicie fazendo uma lista de tudo o que é necessário pagar, como publicidade, direitos de software, mensalidade de hospedagem, empréstimos e fornecedores.

Além dos gastos, também é importante projetar uma renda. Isso se deve ao fato de que os e-commerces passam por flutuações nas vendas. Então, comece anotando qualquer garantia de renda que a empresa tenha. No caso de vendas por assinatura ou contratos de longo prazo, é possível ter uma boa estimativa do que está por vir para estimar se os números serão positivos, negativos ou estáveis.

Consultar dados do passado pode ser uma boa ferramenta para realizar essas projeções. Em muitos casos, as vendas de uma semana específica no ano anterior podem estar muito mais próximas dos números atuais do que os da semana passada, por exemplo. Com a identificação de que os resultados são crescentes ao longo do último ano, a previsão de receitas pode ser maior. Porém, é fundamental manter os pés no chão e fazer uma projeção realista, assim, você evita de acabar em uma situação difícil.

Em relação aos ganhos, os valores devem ser lançados separadamente de acordo com sua fonte. No caso do e-commerce, geralmente, essa fonte é uma só: as vendas online. Certifique-se, no entanto, de adicionar esses ganhos somente se o dinheiro estiver disponível — não é indicado contar com um recurso que ainda não entrou no caixa. Da mesma forma, preencha todas as despesas com suas classificações e suas datas específicas.

Não esqueça de adicionar o saldo das contas bancárias sempre que iniciar um novo período na gestão de recebíveis. Se você faz um fechamento semanal, por exemplo, toda segunda-feira é preciso registrar o resultado da semana anterior, independentemente se foi positivo ou negativo.

É preciso ainda manter as informações atualizadas de acordo com o seu planejamento e é importante também fazer uma revisão dos números, para não passar nenhum erro. E sempre que um cálculo não corresponder ou surgir qualquer dúvida, pare e descubra qual é o problema. Nunca siga em frente levando questões mal resolvidas, pois elas podem virar uma bola de neve incontrolável.

Por fim, temos uma dica para fazer o controle efetivo do fluxo de caixa: automatize o processo.  Assim como na conciliação de cartões, usar um software para fazer os registros das entradas e saídas de recursos facilita o processo, diminuindo o tempo de trabalho e aumentando a segurança e a confiabilidade dos dados.

Para te ajudar com isso, criamos a Planilha Gratuita de Fluxo de Caixa. Clique no banner abaixo para baixá-la gratuitamente:

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Conclusão:

Mesmo que todos esses procedimentos possam parecer complicados, a prática irá ajudá-lo a compreendê-los melhor. Isso sem falar nos benefícios que todos eles trazem ao dia a dia do seu e-commerce.

Mas para fazer a gestão de recebíveis é preciso, primeiro, que o dinheiro entre no caixa. Para isso, é importante contar com um sistema que garanta que as transações sejam processadas com segurança e transparência, como a solução de pagamentos do Wirecard.

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